Wanneer is het handig om Excel te gebruiken voor event registratie?

Klik hier om direct naar de mogelijkheden van Easydus event registratie te gaan

De voordelen van het gebruik van Excel spreadsheet voor event registratie

Excel wordt veel gebruikt voor het bijhouden van deelnemers bij een event. Wanneer is het handig om excel spreadsheet te gebruiken voor event registratie? Excel is vooral handig als je een relatie klein event hebt met bijv. minder dan 50 deelnemers waar wijzigingen bijna niet voorkomen en eenvoudige data die verzameld wordt. Voor grotere events loop je echter tegen een aantal uitdagingen aan. Maar wat zijn nu precies de nadelen van excel en wanneer moet je excel pertinent niet gebruiken?

De nadelen van het gebruik van Excel spreadsheet voor event registratie

Hieronder hebben we een overzicht gegeven van de nadelen van excel. We hebben daarbij ook aangegeven bij welke aantallen of zaken dit punt relevant wordt.

Beperkte schaalbaarheid
Geschikt voor kleine evenementen, maar kan onoverzichtelijk en traag worden bij grotere aantallen deelnemers. Als je grote evenementen hebt, bijvoorbeeld meer dan 50 deelnemers dan heb je alle data op 1 tabblad. Het is lastig om meteen bijvoorbeeld te zien welke personen zich voor workshop 1 of workshop 2 hebben aangemeld of via extra dieetwensen heeft.

Gebrek aan automatisering
handmatige invoer en updates zijn tijdrovend en foutgevoelig. Je typte de e-mail aanmeldingen over naar bijvoorbeeld een spreadsheet als excel. Dat kost je onnodig veel tijd die je beter kan steken in de organisatie van het event. Met een professioneel event pakket kun je veel zaken automatiseren: van het versturen van gepersonaliseerde uitnodigingen, tot automatische bevestigings e-mail, reminder versturen van genodigden die zich nog niet hebben aangemeld, tot en met het automatisch versturen van facturen met bijvoorbeeld verschillende prijzen per type deelnemer.

Fouten en inconsistenties
Hoog risico op menselijke fouten bij handmatige invoer en bijhouden van gegevens. Doordat je gegevens overtypt en van het ene systeem naar het andere systeem overtypt maak je snel fouten. Dit komt ook mede omdat je geen overzicht hebt omdat je moet switchen van het ene naar het andere systeem.

Beperkte integratiemogelijkheden
Moeilijk te integreren met andere systemen zoals betalingsverwerkers, CRM, of marketingtools. Een excel heeft in tegenstelling tot professionele event registratie systemen geen API. Hierdoor kon je geen gegevens uitwisselen tussen verschillende systemen.

Gebrek aan real-time updates
Geen real-time synchronisatie; meerdere versies kunnen bestaan en gegevens kunnen verouderd raken. In professionele event registratie systemen maak je gebruik van overzichten. In deze overzichten staat bijvoorbeeld wie zich heeft aangemeld en wie nog niet. Maar ook wie zich bijvoorbeeld voor welke workshop heeft aangemeld en wie bijvoorbeeld dieetwensen heeft.

Beperkte analyse- en rapportagemogelijkheden
Basisanalyse is mogelijk, maar complexere data-analyse en rapportage zijn tijdrovend en ingewikkeld. Je kunt in Excel filters toepassen, maar dat is dan 1 filter per keer. In een professioneel event registratie systeem kun je overzichten maken waarbij je ineenkeer over de gevraagde informatie beschikt.

Gebrekkige gebruikerservaring
Niet gebruiksvriendelijk voor deelnemers; registratie kan omslachtig en verwarrend zijn. Als je aanmeld via een reply op een e-mail, dan kan dit rommelig overkomen bij de deelnemers. Ook is er voor de organisator geen enkele check mogelijkheid of de data die aangeleverd is correct is.

Beperkte aanpassingsmogelijkheden
Moeilijk aan te passen aan specifieke evenementbehoeften zoals aangepaste formulieren of vraagvelden. Een professioneel event registratie pakket kun je op veel aspecten aanpassen. Zo kun je de velden die ingevuld moeten worden aanpassen, kun je automatisch factureren laten generen of een automatische bevestigings e-mail laten sturen. Als er dan tussentijds iets verandert in je event, kun je bijvoorbeeld een nieuw veld toevoegen of verwijderen en kun je zelf prijzen wijzigen als dit nodig is.

Beveiligingsrisico's
Gevoelig voor datalekken, vooral als de sheet wordt gedeeld via e-mail of onbeveiligde methoden. Veel organisaties stellen eisen conform GDPR / AVG regels en stellen eisen aan de beveiliging van het systeem. Een excel spreadsheet rondsturen via de e-mail is op geen enkele manier veilig omdat deze onderweg onderschept kan worden.

Tijd- en kostenefficiëntie
Tijdrovend om te beheren, vooral bij grote evenementen met veel deelnemers. Bij veel deelnemers heb je weinig overzicht en is het wijzigen van data heel bewerkelijk. De tijd die je bespaart met een event registratie systeem zul je weer kunnen steken in het verhogen van de kwaliteit van het event. Door deze uitdagingen te onderkennen, kunnen event organisatoren beter begrijpen waarom het de moeite waard is om te investeren in een flexibel en geavanceerd event registratie systeem dat schaalbaar, geïntegreerd, gebruiksvriendelijk en veilig is.

Klik hier voor de mogelijkheden van Easydus voor Event Registratie