Secretariaatbureau’s hebben veel verschillende werkzaamheden. Dit varieert van facturen uitsturen, ledenadministratie, actielijstjes bijhouden tot evenementen organiseren. Traditioneel gebruiken secretariaatbureau’s excel sheets en e-mail programma’s zoals outlook om hun klanten te ondersteunen. Het knelpunt is vaak dat dit veel handmatige activiteiten met zich meebrengt: het intypen in excel, knippen en plakken naar outlook en het overtypen van documenten. Doordat het secretariaat bureau veel tijd kwijt is met handmatige activiteiten belemmert dit het ondersteunen van nieuwe klanten en daarmee belemmert dit de groei van het bedrijf. Met Easydus secretariaat software het heb je een platform waarmee je veel verschillende administratieve functionaliteiten in één systeem hebt: facturatie, e-mail, deelnemersregistratie, relatie database, urenregistratie, actielijstjes etc etc. Dit bespaart je niet alleen kosten voor het systeem, maar zorgt er ook voor dat je voor elke klant je specifieke eigen omgeving kan maken zonder een extra licentie af te nemen, waarmee je die klant nog beter kan bedienen. Inmiddels zijn er meerdere secretariaatbureau’s heel hard gegroeid dankzij Easydus secretariaat software. Hieronder volgen een aantal toepassingen waarmee je je als secretariaatbureau klanten kan ondersteunen.
Organiseren van bijeenkomsten
Met Easydus heb je een flexibele tool om elk soort bijeenkomst te organiseren: van training, workshop, congres tot en met een bedrijfsuitje. Voor medische of wetenschappelijke congressen biedt Easydus tevens de mogelijkheid voor abstract handling. Deelnemers voor congressen of bijeenkomsten kunnen zich aanmelden via een webformulier en kunnen na aanmelding een QR-ticket ontvangen, welke iedereen met de eigen Easydus scanning app kan scannen op locatie. Op deze manier behoudt je het overzicht wie zich wel en niet heeft ingeschreven en ook aanwezig is. Je stuurt heel gemakkelijk vanuit het systeem reminders voor inschrijvingen en betalingen. Ook stuur je allerlei gepersonaliseerde informatie (bijvoorbeeld certificaat van deelname) en bijlages naar de deelnemers. QR-ticket Scanning en het genereren van een badge behoort ook de mogelijkheid bij aanvang van een congres. Na afloop kunnen er evaluaties en enquêtes worden uitgestuurd, om zo het proces van A tot Z te optimaliseren.
Nieuwsbrieven
Vanuit Easydus kun je naar elke doelgroep een passende nieuwsbrief sturen. Je maakt de e-mail op met je eigen template en styling. Wanneer je gemakkelijk en snel je adressenlijst hebt geimporteerd, ben je klaar voor de emailverzending.
Ledenadministratie
Met Easydus kun je eenvoudig activiteiten zoals aanmelden en afmelden van leden, versturen van contributiefacturen, relatiebeheer bijhouden. Het handige van Easydus is dat je zelf bepaalt welke informatie van leden je wilt bijhouden, afhankelijk van het soort vereniging die je bedient. Je kunt voor elke vereniging je eigen omgeving en inrichting creëren voor de ledenadministratie. Per vereniging bepaal je de relevante data, de factuurregels voor de contributie nota en je eigen styling voor de webformulieren en e-mails en facturen. De facturen kunnen vervolgens direct automatisch betaald worden via bijvoorbeeld iDeal, maar kunnen ook betaald worden per overboeking.
Enquête's en poll's uitsturen
Je kunt bijvoorbeeld namens een organisatie een poll of enquete uitsturen. De vragen en de vorm waarin die je wilt stellen bepaal je zelf. Er bestaat ook de mogelijkheid een sms te sturen met daarin de link naar het enquête formulier. Er bestaat de mogelijkheid om reminders te sturen naar de personen die de enquête niet hebben ingevuld. De resultaten van de enquête kun je vervolgens in bijvoorbeeld excel format exporteren en daarvan weer mooie grafieken maken.
Actielijstjes, verslagen, urenregistratie en declaraties
Voor elk organisatie-bestuur kun je actie lijstjes en verslagen bijhouden. Deze kunnen vervolgens weer beschikbaar gemaakt worden en distribueren naar de belanghebbenden. Voor elke organisatie die je ondersteunt kun je urenregistraties bijhouden. Eventueel kun je een urenregistratie webapp beschikbaar maken waarbij bijvoorbeeld medewerkers direct in de app de uren kunnen opgeven per type werkzaamheden. Declaraties kunnen ook via een online formulier of webapp ingevoerd worden. Deze kun je daarna eenvoudig exporteren in csv of excel formaat, om vervolgens bijvoorbeeld te exporteren in een andere (financiële) tool.
Overige processen..?
Heeft u nog andere processen of administratieve werkzaamheden die hierboven niet beschreven zijn? Waarschijnlijk hebben we daar ook een passende oplossing voor, dus neem direct contact op om de mogelijkheden te bespreken.
Vraag demo en gratis adviesgesprek aan
Contacteer Easydus
