Veel partijen doen de abstract handling nog met excel sheets, losse e-mails of hebben een standaard abstract handling software pakket. .Het probleem met standaardpakketten dat je ze vaak niet kan aanpassen aan je eigen specifieke situatie van medisch of wetenschappelijk congres. Zo kun je bijvoorbeeld formulier velden niet aanpassen, geen criteria aanpassen, meerdere reviewers toevoegen of meerdere rondes van reviews toepassen. In sommige software-oplossingen is er ook geen integratie met deelname, registratie of andere processen. Met de abstracte afhandelingssoftware van Easydus kunt u de indieningsformulieren, criteria of reviewprocesstroom wijzigen en aanpassen aan uw behoeften. Dit betekent dat u de stroom van uitnodigingen, inzendingen, beoordelingen en feedback naar eigen wens kunt inrichten en niet langer gebruik hoeft te maken van foutgevoelige Excel-lijsten of inflexibele systemen die niet aan uw wensen voldoen. Ook kun je bijvoorbeeld rollen acceptatie voor congressen en deelnemersregistratie koppelen. Ook kun je realtime informatie delen met andere stakeholders zoals leveranciers.
Uitnodigen van auteurs
U kunt een call for abstract uitnoding uitsturen naar alle auteurs om de abstract in te dienen. Dit kunt u doen in een e-mail geheel opgemaakt in uw eigen styling en vanuit uw eigen e-mail domeinnaam. Ook kunt u een link van het abstract webformulier op uw website plaatsen zodat het een open inschrijving wordt.
Indienen van de abstract
De auteur (of een groep van auteurs) kan zijn abstract indienen op een webformulier. Het formulier kun je geheel zelf ontwerpen met een uitgebreid scala aan vraagtype en elementen. Zo kan de auteur de abstract op een webformulier indienen en daarbij allerlei additionele informatie toevoegen, bijvoorbeeld: documenten, CV, foto’s of informatie over mede-auteurs. Na het invullen van het webformulier kan er een automatische bevestiging gestuurd worden per e-mail. In deze e-mail kun je de abstract bevestigen en kunnen er indien gewenst nog aanpassingen gedaan worden op de ingediende abstract.
Laten reviewen van de abstracts
Het grote voordeel van Easydus abstract handling software is dat je zelf kunt bepalen op welke wijze het abstract review proces eruit gaat zien. Je kunt dus zelf bepalen of je deze keer alles laat reviewen door één reviewer, of door meerdere reviewers, waarbij ze allen punten en/of commentaar kunnen achterlaten. Bepaal dus zelf de criteria op basis waarvan de abstract wordt beoordeeld. Het proces kan bijvoorbeeld ook bestaan uit meerdere rondes of fase, zodat er na de eerste ronde bijvoorbeeld beoordeeld moet worden door de commissie. Dit proces kan geheel automatisch verlopen of indien gewenst met handmatige tussenstappen.
Overzichten creëren
Als organisator is overzicht erg belangrijk. Je wilt kunnen inzien hoeveel abstracts er ingediend zijn, welke beoordeeld zijn, welke goedgekeurd of afgekeurd zijn, of waar nog een aanpassing op gedaan moet worden. Met Easydus kun je elk overzicht genereren die je nodig hebt om je proces te managen en de juiste acties te ondernemen. Je hebt ook de mogelijkheid om vanuit de overzichten e-mails te versturen. Bijvoorbeeld reminders naar degene die de abstracts nog moet indienen of welke nog beoordeeld moeten worden.
Terugkoppeling naar auteurs
Nadat de abstracts zijn beoordeeld kan het resultaat teruggekoppeld worden aan de auteurs. Indien gewenst kun je dit met een onderbouwing doen die je met de e-mail meezendt. Naast goedkeuren of afkeuren heb je ook de mogelijkheid om terug te koppelen welke zaken nog verbeterd dienen te worden aan de abstract, zodat de auteur dit direct kan aanpassen.
Creëren van sessies
De goedgekeurde abstracts kun je uiteindelijk alloceren aan sessies. Hierdoor heb je dus uiteindelijk een overzicht van sessies met bijvoorbeeld abstracts per sessie. Met Easydus abstract handling software kun je hiermee in een keer weer een geautomatiseerd en overzichtelijk programma genereren voor het congres.
Bezoekers registratie voor het medisch of wetenschappelijk congres
Nadat de abstracts zijn goedgekeurd en de sessies zijn gemaakt, kunt u de uitnodiging voor het congres versturen. U doet dit op uitnodiging doen of via een open webformulier registratie dat op uw website is geïntegreerd. Je kunt elke groep deelnemers (sprekers, coaches, congresbezoekers en elkaars bezoekersgroep) een gepersonaliseerde uitnodiging sturen waarbij ook de rest van de communicatiestroom op elke type groep bezoekers is gericht. In het aanmeldingswebformulier kun je elk type vraag stellen: sessies die ze kunnen bezoeken, lunches, dinerinformatie, gebruik maken van een hotel of parkeerplaats. Elke bezoeker krijgt zijn eigen QR Ticket die op het congres gescanned kan worden. Met Easydus heb je realtime informatie over de uitnodiging, aanmeldingen, show en no shows. Online betalen met creditcard is ook mogelijk.
Easydus is niet alleen actief voor congressen, maar is ook van meerwaarde voor andere toepassingen en doelgroepen:
Vraag demo en gratis adviesgesprek aan
Contacteer Easydus
