In de praktijk gebruiken veel beursorganisatoren vele losse systemen om een beurs te organiseren. Vaak maken ze hierbij gebruik van Excel lijstjes om bestellingen bij te houden, aan te passen en kost ze het factureren veel tijd. Hierbij wordt er dikwijls ook fouten gemaakt bij het wijzigen van gegevens en factureren van klanten. Easydus biedt een geheel geautomatiseerd end-to-end oplossing waarbij de exposant online bestellingen kan plaatsen en vervolgens direct gefactureerd kan worden.
Simpele organisatie van
Aanvragen of bestellen van een stand
Met Easydus software ontwerp je op eenvoudige wijze je eigen bestelformulier voor de exposanten of standhouders. Hierbij vul je alle materialen in die een standhouder kan bestellen. De standhouder vult zijn organisatie gegevens in en kan vervolgens op een webformulier zijn bestelling plaatsen voor de stand en materialen. Hierbij zijn de mogelijkheden wat betreft stand grootte en materialen zoals bijvoorbeeld elektra, kabels, wifi, tafels en stoelen onbeperkt. Deze bestellingen kunnen vervolgens één op één worden doorgegeven aan eventuele leveranciers of de beheerder van de locatie.
Toetsen en terugkoppeling van aanvraag
Indien de organisator dit wenst kan er een toetsing en terugkoppeling naar de standhouder worden gestuurd via een eigen e-mail functionaliteit. Hierbij kunnen er kunnen er criteria worden opgegeven waaraan een standhouder aan moet voldoen. Indien toetsing en terugkoppeling niet gewenst is, kan er na de bestelling ook automatisch een betaallink en factuur worden opgestuurd.
Facturatie
Op elk gewenst moment kan de factuur al dan niet automatisch worden opgestuurd. Ook kan er een automatisch betaallink worden gestuurd waarbij de exposant direct kan betalen. Facturen kunnen elk soort kortingsregel of soort BTW (bijv. 0%, 9%, 21%) bevatten. Ook kunnen bij eventuele afzeggingen credit facturen verstuurd worden.
Opvolging en realtime overzichten
Op elk gewenst moment kunnen het aantal bestellingen en materialen bekeken worden. Deze bestellingen kunnen eventueel weer naar een leverancier worden doorgestuurd. Ook kan bekeken welke definitieve aanvragen er zijn en hoeveel facturen er al verstuurd en betaald zijn. Bij onbetaalde facturen die over de betaaltermijn heen zijn, kan een herinnering worden gestuurd. Ook kan na het evenement of beurs een evaluatie worden opgestuurd waarbij de standhouder via een webformulier vragen kan beantwoorden.
5. Bezoekersregistratie
Indien de beursorganisator dit wenst biedt Easydus ook de mogelijkheid om de bezoekersregistratie inclusief het toesturen van QR tickets en het printen van een badge tot de mogelijkheden. Bij de ingang van de beurs kunnen de bezoekers de QR code tonen en kan deze gescanned worden met de eigen Easydus App. Vervolgens kan er eventueel een badge geprint worden met elke willekeurige printer. Online en realtime kunnen vervolgens de registraties bekeken worden. Na de beurs kunnen er online evaluatie formulieren opgestuurd worden aan de bezoekers van de beurs.
Vraag demo en gratis adviesgesprek aan
Contacteer Easydus
