Hoe selecteer je een event registratie software pakket?

Er zijn honderden leveranciers van event registratie software pakketten. Elk met hun eigen voor- en nadelen. Maar hoe selecteer je nou op een goede manier een goed pakket en waar moet je allemaal op letten? Een verkeerde event registratie pakket kiezen kan niet veel frustraties en fouten opleveren, maar levert uiteindelijk ook een afbreuk risico op je doelgroep en deelnemers.

1e vraag is: wat voor soort evenement / bijeenkomst heb je?

Heb je een buiten evenement of festival waar veel mensen op af komen, bijvoorbeeld meer dan 500? En wil je hier gewoon een Ticket verkopen? Dan heb je voldoende aan een goede Ticketshop. Er zijn er in Nederland vele. Denk aan Ticketmaster, Eventix en Eventbrite.

Organiseer je een event of een congres waarbij personen verschillende keuzes maken en afhankelijk van de keuze ook de betaling plaatsvindt en er een factuur gestuurd moet worden? Of heb je een event waarbij er meerdere workshops zijn met maximum aantal deelnemers? Heb je specifieke overzichten nodig en moet je daar een export van maen? Dan heb je professionele B2B event registratie software nodig. Dit artikel gaat met name verder in op congres / workshop event registratie software voor de B2B markt en geen festival Ticket software.

2e vraag: welke zaken zijn belangrijk voor je bij je congres?

Maak voor je zelf een lijstje welke zaken voor de event registratie software van belang zijn. Hieronder volgen voorbeelden van zaken waar je aan kan denken.

3e vraag: Hoe selecteer je de juiste event registratie partner en waar moet je opletten?

Op basis van bovenstaande checklist kun je bekijken welke zaken voor jouw specifiek event belangrijk zijn om uiteindelijk de keuze te maken van het event registratie software pakket dat het beste bij je past. Let specifiek op de volgende zaken:

In sommige gevallen wordt slechts een deel van je handmatige activiteiten geautomatiseerd of moet je overschakelen op andere software. Dit kost heel veel extra tijd en is erg foutgevoelig. Zorg er daarom voor dat je het hele proces in beeld hebt en dat het software pakket je hele proces kan automatiseren.Voorbeelden zijn: kun je bijvoorbeeld opvolg acties zoals reminders versturen? Kun je certificaten nasturen? Kun je evaluaties nasturen na het evenement voor degene die op het evenement geweest zijn?

Met veel paketten kun je slechts één formulier met één type e-mail communicatie opstarten.Wil je dan voor verschillende doelgroepen aanmaken, dan zul je aparte evenementen moeten aanmaken. Kies voor een pakket die meerdere doelgroepen binnen één event kan bedienen omdat je dan het overzicht behoudt van alle registraties

Vaak is de event registratie ontwikkeld op de zogenaamde ‘happy flow’, dat wil zeggen dat altijd volgens de normale stappen gaat. Maar wat nou als iemand zich wilt afmelden of van workshop wil veranderen? Andere keuzes maakt voor bijvoorbeeld een diner? Zorg er daarom voor dat je zoveel mogelijk afwijkingen kan automatiseren. Bijvoorbeeld dat personen zich tussentijd kunnen afmelden of wijzigingen kunnen doorgeven via een link zonder dat je zelf iets hoeft te doen.

Wie komt er wel en wie niet? Wie heeft er betaald en wie niet? Wie komt er op welke workshop? Deze info heb je nodig om je event goed te managen.

Wat gebeurt er als er op het laatst wijzigingen zijn en hoe kun je wijzigingen doorvoeren?

Opdrachtgevers weten vaak niet goed in detail wat ze willen. Of er kan op het laatst nog een wijziging komen op bijvoorbeeld de uitvraag of de manier van uitscannen. Zorg er daarom voor dat de software flexibel genoeg is voor deze mogelijke wijziging.

Bereid je altijd voor op zaken die mis kunnen gaan. Bijvoorbeeld als de QR scanners niet werken of printer niet werken. Check altijd daarom op welke manier je contact kan hebben met de partij. Dus niet alleen via de e-mail, maar ook via de telefoon.

Welke kennis heeft de accountmanager waar je contact mee hebt? Is deze persoon alleen gericht op verkopen of heeft deze ook veel inhoudelijke kennis van event processen en kan hij / zij je ook daadwerkelijk met je mee denken en je helpen met je proces?

Let altijd bij de keuze welke zaken je allemaal nodig hebt voor je event, bijvoorbeeld QR scanners, badges, online betalingen. Kosten deze zaken ook extra? Wat ben je onderaan de streep kwijt? Let daarbij niet alleen op de kosten, maar ook welke tijd je uiteindelijk je bespaart of hoe je uiteindelijk je doelgroep beter kan bedienen.