Stap 1: Bepaal je doel
Bepaal eerst je doel voordat je een webformulier maakt. Wil je zoveel mogelijk aanmeldingen? Wil je veel leads genereren? Wil je een zorgvuldige deelnemersregistratie of aanmelding? Wil je met een registratie zo goed mogelijk je interne organisatie aansturen? Het doel wat je hebt bepaalt vaak de data die je nodig hebt en de presentatie. Wil je het zo zorgvuldig mogelijk laten registreren dan vraag je meer data uit, dan dat wanneer een prospect bijvoorbeeld een vraag stelt op je website en deze prospect zo makkelijk mogelijk moet maken om de vraag te stellen.
Stap 2: Gebruik de 5 elementen van een webformulier
Structuur: Volgorde van de welden en de logische opbouw van het formulier. Hoe beter de volgorde is en logischer opgebouwd is, hoe beter de conversie.
Input velden: Dit zijn de invoervelden zoals tekstvelden, checkboxes, radio buttons, sliders, buttons.
Veld labels: De labels vertellen de gebruiker wat ze in kunnen velden.
Action buttons: Als de gebruiker op en button clickt, dan gebeurt er een bepaalde actie (bijvoorbeeld een bepaalde actie).
Feedback: Deze interactie vertelt de gebruiker het resultaat van zijn input. Dit kunnen bijvoorbeeld schermberichten zijn (“Dank u voor het inschrijven”) of correctieve berichten (“U heeft uw postcode en e-mail niet ingevuld, graag deze invullen”).
Stap 3: Maak het webformulier gebruiksvriendelijk
Maak het webformulier makkelijk te gebruiken en zorg voor een goede gebruikservaring. Let op de volgende zaken:
• Gebruik specificieke labels: Vraag in plaats van een naam, ‘Voornaam’ of ‘Achternaam’.
• Gebruik asterisks (*) voor verplichte velden: Het is algemeen het beste om optionele velden te voorkomen. Als het toch moet, onderscheidt verplichte velden van optionele velden met een asterisks (*) teken
• Gebruik korte veld labels: Gebruik niet te lange namen en laat de namen ondubbelzinnig uitlegbaar zijn.
• Gebruik voorbeelden: Als een veld op meerdere manieren in te vullen, zet er dan een voorbeeld bij. Voorbeeld is het invullen van een datum via de volgende format “20190901” (JaarMaandDag)
• Gebruik hoofdletters daar waar nodig: Vergroot de leesbaarheid van je webformulier door het gebruik van hoofdletters daar waar nodig. ‘Schrijf u nu in’, ‘Neem contact op’.
• Maak de webformulier title makkelijk te begrijpen: De titel van het webformulier vertelt de gebruiker wat ze krijgen na het invullen inclusief de voordelen.
Stap 4: Zorg voor een mooie styling
Een mooie styling zorgt voor een betere conversie en herkenbaarheid. Zorg daarom dat de styling past bij je eigen organisatie en dat de styling het formulier ook niet gaat ‘overschreeuwen’.
Stap 5: Maak het webformulier zo kort mogelijk
Uit onderzoek blijkt dat kortere formulieren een veel betere conversie hebben dan lange formulieren. Denk dan ook goed na welke velden je echt nodig hebt en welke nice to have zijn. Laat die laatste weg om het formulier zo kort te maken. Als de bounce rate van je webformulier groot is, dan kan dit duiden op een te lang formulier. Mocht je toch veel gegevens nodig hebben zorg ervoor dat
Stap 6: Zorg voor one-time right
Soms wil je dat de inschrijver alleen bepaalde combinatie van keuzes kan maken en dat hij of zij in één keer het formulier goed invult (one-time right). Een voorbeeld is dat de inschrijver zich niet op twee workshops kan aanmelden die tegelijkertijd plaats vinden of dat je maxima stelt aan het aantal inschrijvingen per workshop. Zorg ook dat de inschrijver een compleet minimaal ingevuld formulier verzendt en dus dat bepaalde velden noodzakelijk ingevuld moeten worden. Zorg er daarom ook altijd voor dat je duidelijke instructie op het webformulier zet voor de inschrijvers.
Stap 7: Zorg voor bevestiging dat de voorwaarden duidelijk zijn
Als de inzender een formulier met zijn gegevens inzendt, zorg ervoor dat conform de AVG hij of zij akkoord gaat met de verwerking van de gegevens. Zorg ook dat het duidelijk is voor de inzender wat er met de gegevens gebeurd. Zorg ook bij een aanvraag of inschrijving van een dienst dat de annuleringsvoorwaarden duidelijk zijn en op welke wijze de inschrijver gegevens nog kan aanpassen of annuleren.
Stap 8: Zorg voor een zichtbare call to action (CTA)
Zorg ervoor dat je de button voor een call to action (‘Registreer nu’ of ‘Vraag demo aan’) goed zichtbaar en onderscheidend is ten opzichte van andere buttons en teksten. Dit kun je bijvoorbeeld doen door de button groter te maken en een onderscheidende kleur te geven.
Stap 9: Zorg voor (automatische) bevestiging
Zorg ervoor dat de inschrijver een bevestiging krijgt voor hetgeen hj op het webformulier heeft ingevuld. Dat kan door een automatische e-mail met bijvoorbeeld een samenvatting van programma van workshop waarvoor hij zich heeft aangemeld. Of bij een betaalde dienst een link naar een betaling en factuur mee te sturen.
Herkent u het ook? Inschrijf-of contactformulieren op websites die onduidelijk, onverzorgd, rommelig en onnodig ingewikkeld zijn. Soms zelfs nog in de vorm van een PDF bestand die moet worden uitgeprint om een aanvraag te kunnen doen. Voor deelnemers die zich graag snel en eenvoudig willen aanmelden bij een vereniging of bijvoorbeeld een event, training of workshop een vervelende eerste kennismaking.
Goede formulieren zijn essentieel voor de uitstraling en het proces en zonder twijfel een belangrijk onderdeel van de beleving van de deelnemer, die er al snel een waardeoordeel aan zal koppelen. Neem het daarom serieus en zorg voor een goed uitziend en gebruiksvriendelijk ontwerp. Dit voorkomt een blijvende negatieve indruk en verkleint de kans dat mensen voortijdig afhaken.
Vaak is er ook een perceptie van digitaal afhandelen. Een digitaal formulier wordt bijvoorbeeld gebruikt om een e-mail te genereren, die vervolgens weer uitgeprint wordt. Of aan de achterkant worden alle verkregen gegevens weer gewoon in een CRM systeem of Excel bestand ingevoerd, wat de organisator alsnog onnodig veel tijd kost.
Conclusie 1) Een slecht formulier is funest voor de conversie!
Conclusie 2) Voorkom handmatige activiteiten aan de achterkant van het online formulier en automatiseer daadwerkelijk het gehele proces. Dit bespaart kostbare tijd om echt aan de deelnemers te besteden.
Hoe voorkomt u dit?
Maak gebruik van professionele proces flow software waarmee u zelf eenvoudig een professioneel online formulier van A tot Z kunt inrichten met verschillende vraagtypes, inclusief conditionele schermberichten en conditionele en automatische e-mails. Dit maakt registratie zowel voor u als voor de deelnemer makkelijker en klantvriendelijker. Het doel is uiteindelijk zoveel mogelijk deelnemers zich te laten inschrijven en deze optimaal te bedienen.
Een voorbeeld ter verduidelijking.
U wilt een inschrijfformulier op uw website plaatsen voor een event, congres of bijeenkomst met de opties deel te nemen aan de lunch, eventueel met speciale dieetwensen, en verschillende activiteiten en/of workshops met een maximaal aantal deelnemers.
Hoe fijn zou het zijn als u beschikt over een functionaliteit vooraf zelf al conditioneel de gewenste eisen te kunnen stellen aan registraties: van, tot, max, condities.. etc. Wanneer een maximum aantal deelnemers is bereikt kan in dit geval automatisch een zelf te kiezen boodschap worden getoond. Denk hierbij aan een melding dat de betreffende activiteit of workshop is volgeboekt met het advies een andere keuze te maken. Maar ook de automatische generatie van facturen, tickets, badges, contracten, diploma's of certificaten, die vervolgens automatisch naar de deelnemers worden verstuurd, kan een interessante optie zijn. Alle gegevens direct real time beschikbaar in een online database, zodat op elk moment duidelijk is wat de status van het event, bijeenkomst of congres is. Deze zeer klantvriendelijke functionaliteiten vervangen veel handmatige werkzaamheden met bijvoorbeeld Excellijsten en reduceren de kans op fouten tot 0.
Meer weten?
Herkent u enkele aspecten en bent u benieuwd welke oplossingen er nog meer mogelijk zijn neemt u dan vrijblijvend contact met ons op. Wij helpen u graag verder.
Vraag demo en gratis adviesgesprek aan
Contacteer Easydus
