Met Easydus congres software of congres registratie systeem heb je een krachtige, flexibele software tool om je congres te organiseren in één logische flow. Met veel congres software pakketten kun je alleen de reguliere standaard congressen organiseren volgens een vaste template en is het lastig om hiervan af te wijken. Easydus congres software of congres registratie systeem bevat juist alle flexibiliteit om jouw specifieke congres in te richten: van uitnodiging van je bezoekers tot evaluatie van het congres. Wil je bijvoorbeeld je exposanten registratie ook automatiseren? Of wil je een relatie database of CRM koppelen aan de genodigden zodat je kunt bijhouden wie wanneer is geweest? Wil je een eventportal waarbij deelnemers kunnen inloggen en hun gegevens kunnen bekijken of aanpassen? Wil je groepsregistratie toestaan? Allemaal mogelijk in Easydus! Heb je zelf een speciaal proces dat je wilt automatiseren, neem vrijblijvend contact met ons op.
Mogelijkheden en Features:
...en nog veel meer!
Uitnodigingen versturen voor congres
Met Easydus congres registratie systeem kun je per congres of activiteit customised uitnodigingen versturen. Hierbij kun je alvast een ‘save the date’ mail sturen om je bezoekers de datum alvast te laten inplannen. Hierbij kun je de e-mails vanuit je eigen e-mail adres versturen en kun je deze geheel stylen naar wens. In deze e-mail is er ook de mogelijkheid om een persoonlijke link plaatsen naar het webformulier waarop deelnemers zich kunnen aanmelden. Ook elke mogelijke vervolgcommunicatie kan via Easydus.
Aanmmelden voor het congres
Het webformulier kun je geheel zelf ontwerpen met een uitgebreid scala aan vraagtype en elementen. Het webformulier is gekoppeld aan een online database waar alle gegevens vastgelegd worden en waarmee je direct allerlei vervolgacties mee kan uitvoeren. Wensen ten aanzien van parkeren, overnachtingen, diners, lunches kun je ook makkelijk uitvragen op het formulier. Ook kun je de deelnemers de workshops laten selecteren waar ze aan deel willen nemen waarbij de mogelijkheid bestaat om maximum aantal deelnemers per workshop op te geven en de melding te laten geven als de workshop vol is. Ook kun je heel snel overzichten generen, bijvoorbeeld het aantal aanmeldingen, afmeldingen, etc. Aanmeldformulieren kunnen tegelijkertijd openbaar zijn als voor ingevuld worden verzonden met voor ingevulde gegevens van (verschillende type) genodigden. De mogelijkheid bestaat ook om op verschillende momenten gegevens aan te (laten) vullen.
Bevestiging per e-mail
Met Easydus congres software kun je na het invullen van het webformulier kun je een automatische bevestiging sturen per e-mail. In deze bevestiging kun je niet alleen de eventuele factuur meesturen, maar ook de (QR toegangs-ticket, overnachtingsvoucher, dinervoucher, een parkeerticket of eigen documenten zoals het programma van het congres).
Overzichten creëren
Na de aanmeldingen kun je snel overzichten creëren van bijvoorbeeld het aantal aanmeldingen, bezoekers die al betaald hebben of niet betaald hebben. Hiermee kun je bijvoorbeeld reminders sturen voor de aanmeldingen of betaal herinneringen. Ook kun je snel overzichten creëren voor het aantal aanmeldingen per workshop of overzichten creëren om diners, lunches en overnachtingen te organiseren. Ook kun je na het scannen van de QR tickets realtime overzichten creëren wie al op het congres aanwezig is en wie nog niet.
Betaling door bezoeker
Easydus biedt met dit congres registratie systeem de mogelijkheid voor gratis congressen, maar ook de mogelijkheid voor betaalde congressen. In dat geval kan de bezoeker van het congres via de link in de e-mail de betaling doen. De betaling wordt dan automatisch verwerkt in de database. Hierdoor heb je een real-time overzicht van de betalingen en heb je de mogelijkheid om betalingsherinneringen sturen aan bezoekers die nog niet betaald hebben.
Scanning van bezoeker en printen badge
Bezoekers kunnen zich bij het congres aanmelden met hun gestuurde QR code. Scanning kan met de gratis App van Easydus die beschikbaar is in de AppStore (IOS) en Play Store (Android) of via handscanners verbonden met een laptop. Hierdoor heb je direct overzicht wie binnen is en wie niet. Deze informatie is real time en online te bekijken. Na het scannen van de QR code bestaat er de mogelijkheid om automatisch en direct de badge voor de bezoeker te printen vanaf elk type printer.
Evaluatie formulier
Na het congres zou je graag de feedback van klanten willen ontvangen om het congres te evalueren en in de toekomst te verbeteren. Op het evaluatieformulier kun je alle soorten vragen vermelden. De uitkomsten van het evaluatieformulier zijn per deelnemer direct realtime beschikbaar bij de al eerder ontvangen data bij inschrijving. Uiteraard kan ook anoniem om feedback worden gevraagd.
Abstract handling
Met Easydus kun je voor je congres ook het abstract handling proces uitvoeren. Auteurs kunnen hun eigen abstract online indienen en deze wordt vervolgens beoordeeld aan de hand van je eigen criteria. Het beoordelingsformulier kun je geheel zelf inrichten zodat je voor elk congres of bijeenkomst je eigen criteria kunt gebruiken. Op elk moment kun je overzichten creëren hoeveel abstracts er zijn ingediend en wat de status is van de afhandeling van elke abstract. Ook de terugkoppeling aan de auteurs kun je ook direct na het beoordelen van het abstract doen.
Web Portaal voor deelnemers
Als extra optie kunt u voor elk evenement een Web Portaal creeren voor deelnemers. Hier kunnen deelnemers documenten downloaden, geinformeerd worden over het congres en kunnen deelnemers zich aanmelden of afmelden voor de diverse bijeenkomsten. U kunt bij Easydus uw eigen menu samenstellen voor het Web Portaal. Ook kunt u het Web Portaal integreren op uw eigen website of elk gewenste andere website.
Relatie database
Organiseert u diverse congressen en wilt u bijhouden welke deelnemers op welk congres zijn geweest? En wilt u ook nieuwsbrieven versturen aan potentiele of toekomstige deelnemers? Met de relatie database van Easydus definieer je eigen informatie velden die je nodig hebt. Ook kun je automatisch per congres of bijeenkomst bijhouden wie op welk congres is geweest. Door de integratie met deelnemersregistratie heb je geen aparte CRM systeem meer nodig om je relaties bij te houden.
Nationaal Monumentencongres
Jennemie Stoelhorst
"Voor de deelnemersregistratie van het Nationaal Monumentencongres maakten we gebruik van Easydus. De vele variaties in deelnemers - van vroegboekers, studenten, kortingkaarten al dan niet met verschillende parkeertickets - kon met behulp van Easydus goed worden georganiseerd.
Ook de communicatie met deelnemers en de toezending van de tickets verliep prima. Er was een prettige samenwerking met de helpdesk. En we kunnen in de toekomst nog veel meer mogelijkheden van Easydus benutten voor onze congresorganisatie, dat is wel duidelijk geworden!"
SOLA Congresburo
Ingrid Solleveld
"Softwarepakketten voor deelnemersregistratie zijn er in overvloed, maar SOLA kan proactief de klanten bedienen met behulp van de online registratietool van Easydus. Hierdoor bieden wij onze klanten een ‘fullpackage’. De software van Easydus en de optimale klantenservice van SOLA CongresBuro zorgt voor mooie bijeenkomsten.
Het informatie- en communicatieproces verloopt via het efficiënte digitale platform dat wij zelf vorm kunnen geven met services op maat, inclusief de mogelijkheid tot digitale facturering en betaling. Hierdoor kunnen wij ook op dit onderdeel de meerwaarde bieden waar ons CongresBuro voor staat: zorg uit handen nemen en bijdragen aan het succes van onze klanten."
IACEP
Marianne Henny
"Deze internationale organisatie heeft leden verspreid over de hele wereld. Geen enkel probleem. IACEP maakt naast haar ledenadministratie, waarbij de contributiebijdrage gedifferentieerd is naar TIER landen, ook gebruik van Easydus voor de organisatie van het tweejaarlijkse terugkerende internationale congres.
Call for papers, workshops, postersessies kunnen tijdig worden ingezet. Maar ook de registratie en facturatie van deelnemers vindt op deze manier plaats. Voor het komende congres staat in principe alles al klaar."
Easydus is niet alleen actief voor congressen, maar is ook van meerwaarde voor andere toepassingen en doelgroepen:
Vraag demo en gratis adviesgesprek aan
Contacteer Easydus
