In de praktijk zien we dat veel organisatoren van evenementen en beurzen voor het afhandelen van het exposanten proces allerlei Excel lijstjes, losse papieren, Word documenten en e-mails gebruiken om het proces af te handelen. Naast dat deze manier van werken erg tijdsintensief is, is het daarnaast foutgevoelig met veel klachten tot gevolg. Easydus exposanten software zorgt ervoor dat de hele workflow van bestelling, allocatie en facturatie digitaal en automatisch verloopt. Dit zorgt voor een klantvriendelijke oplossing aan de voorkant door het gebruik van digitale webformulieren. Ook zorgt dit voor een gestructureerde en geautomatiseerde procesflow aan de achterkant met tijdsbesparing, minder fouten en klachten als gevolg.
Simpele organisatie van
Aanvragen of bestellen van een stand
De standhouder vult zijn organisatie gegevens in en kan vervolgens op een webformulier zijn bestelling plaatsen voor de stand en materialen. Hierbij zijn de mogelijkheden wat betreft stand grootte en materialen zoals bijvoorbeeld elektra, kabels, wifi, tafels en stoelen onbeperkt. De organisator bepaalt zelf welke mogelijkheden en welke vragen op het bestelformulier geplaatst worden. Deze bestellingen kunnen vervolgens één op één worden doorgegeven aan eventuele leveranciers of de beheerder van de locatie.
Toetsen en terugkoppeling van aanvraag
Indien de organisator dit wenst kan er een toetsing en terugkoppeling naar de exposant worden gestuurd via een eigen e-mail functionaliteit. Indien toetsing en terugkoppeling niet gewenst is, kan er na de bestelling ook automatisch een betaallink en factuur worden opgestuurd.
Facturatie en opvolging
Op elk gewenst moment kan de factuur al dan niet automatisch worden opgestuurd. Ook kan er een automatisch betaallink worden gestuurd waarbij de exposant direct kan betalen. Facturen kunnen elk soort kortingsregel of soort BTW (bijv. 0%, 9%, 21%) bevatten. Ook kunnen bij eventuele afzeggingen credit facturen verstuurd worden.
Opvolging en realtime overzichten
Op elk gewenst moment kunnen het aantal bestellingen en materialen bekeken worden. Hiermee kan bekeken worden of er additionele marketing nodig is voor meer bestellingen. Ook kan bekeken welke definitieve aanvragen er zijn en hoeveel facturen er al verstuurd en betaald zijn. Bij onbetaalde facturen die over de betaaltermijn heen zijn, kan een herinnering worden gestuurd. Ook kan na het evenement of beurs een evaluatie worden opgestuurd.
Vraag demo en gratis adviesgesprek aan
Contacteer Easydus
