Van Excel naar professionalisering: waarom je moet stoppen met spreadsheets voor eventregistratie

Inleiding

Excel is voor veel organisaties de eerste stap bij het organiseren van events. Het is goedkoop, flexibel en iedereen kent het. Voor een klein event met tien tot twintig deelnemers werkt het vaak prima. Maar zodra je event groeit, verandert Excel van een handige tool in een onoverzichtelijk, foutgevoelig en tijdrovend systeem. Veel eventorganisatoren herkennen het moment waarop ze denken: “Dit moet toch makkelijker kunnen?”

In dit artikel ontdek je waarom Excel niet meer voldoet zodra je een professioneel event organiseert én hoe een registratiesysteem je leven als organisator een stuk eenvoudiger maakt.

---

1. Overzicht kwijt bij groei

Voor een klein teamoverleg of workshop met een handvol deelnemers werkt Excel prima. Maar zodra je tientallen of honderden inschrijvingen krijgt, gaat het mis.

• Je hebt meerdere tabbladen en kolommen nodig voor verschillende sessies, facturen en statusupdates.

• Het handmatig bijwerken van lijsten kost enorm veel tijd.

• Fouten zijn snel gemaakt: een verkeerde filter of copy-paste actie en je bent cruciale informatie kwijt.

Gevolg: urenlang puzzelen in je spreadsheet terwijl je die tijd liever besteedt aan het verbeteren van je event.

---

2. Communicatie is niet te automatiseren

Een van de grootste nadelen van Excel: je kunt er geen communicatie mee automatiseren. Bevestigingsmails, herinneringen en updates moeten handmatig verstuurd worden. Dat levert veel problemen op:

• Deelnemers krijgen te laat of helemaal geen bevestiging.

• Je vergeet deelnemers te herinneren aan het event.

• Informatie raakt verspreid over verschillende mailboxen.

Een registratiesysteem automatiseert dit proces: deelnemers ontvangen direct na inschrijving een bevestiging, en je kunt met één klik alle deelnemers een update sturen.

---

3. Facturatie en betalingen: chaos gegarandeerd

Bij betaalde events wordt Excel pas echt een nachtmerrie. Vaak moet je:

• Betalingen handmatig checken op je bankrekening.

• Facturen maken in Word of PDF.

• Bijhouden wie wel en wie nog niet betaald heeft.

Dit kost niet alleen enorm veel tijd, maar zorgt ook voor fouten en frustratie bij deelnemers. Stel je voor dat iemand een herinnering krijgt voor een betaling die al gedaan is – dat straalt geen professionaliteit uit.

Met een professioneel systeem gaat dit automatisch: deelnemers betalen direct via iDEAL, Bancontact of creditcard en ontvangen meteen hun factuur.

---

4. Beperkte flexibiliteit bij complexere events

Excel werkt niet goed zodra je event meerdere onderdelen of opties bevat. Denk aan:

• Verschillende ticketsoorten (early bird, VIP, standaard).

• Parallelle sessies of workshops waar deelnemers uit kunnen kiezen.

• Extra opties zoals diner, hotel of merchandise.

In Excel moet je dit allemaal handmatig in tabellen en formules verwerken, met een grote kans op fouten. Een registratiesysteem daarentegen maakt dit eenvoudig met slimme formulieren, logica en automatische koppelingen.

---

5. Professionele uitstraling ontbreekt

Deelnemers merken het verschil tussen een inschrijving via een los mailtje of spreadsheet en een professionele registratiepagina. Een Excel-aanpak kan leiden tot:

• Slordige communicatie (“Beste deelnemer” in plaats van een gepersonaliseerde mail).

• Onprofessionele facturen zonder branding.

• Onzekerheid bij deelnemers of hun inschrijving wel goed is verwerkt.

Een strak georganiseerde registratie met automatische bevestigingen, gepersonaliseerde mails en badges straalt professionaliteit uit en versterkt je imago.

---

6. Waarom professionalisering onvermijdelijk is

Zodra je meer dan een paar events per jaar organiseert of meer dan vijftig deelnemers hebt, is Excel simpelweg niet meer voldoende. De voordelen van een professioneel registratiesysteem zijn duidelijk:

• Automatisering van inschrijvingen, communicatie, facturen en betalingen.

• Realtime inzicht in deelnemersaantallen, betalingen en aanwezigheidsstatus.

• Flexibiliteit voor complexe events met meerdere ticketsoorten en opties.

• Professionele uitstraling naar deelnemers en sponsoren.

---

Voorbeeld uit de praktijk

Een middelgrote vereniging organiseerde jaarlijks een congres met 300 deelnemers. Jarenlang hielden ze inschrijvingen bij in Excel. Het resultaat: een chaotisch overzicht, tientallen foutieve facturen en ontevreden deelnemers.

Na overstap naar een registratiesysteem konden ze:

• Direct betalingen en facturen automatiseren.

• Met één druk op de knop zien hoeveel mensen zich hadden ingeschreven.

• Badges en aanwezigheidslijsten automatisch genereren.

Het bespaarde hen meer dan 40 uur werk én gaf hun event een veel professionelere uitstraling.

---

Conclusie

Excel is een handige tool voor kleine, simpele events. Maar wie serieus events organiseert, loopt vroeg of laat tegen de beperkingen aan: foutgevoeligheid, tijdrovende administratie en een gebrek aan automatisering.

Met een professioneel registratiesysteem kun je eindelijk doen waar je energie van krijgt: het neerzetten van een inspirerend en goed georganiseerd event. Je bespaart tijd, vermindert fouten en geeft je deelnemers een professionele ervaring vanaf het moment van inschrijving.

Call-to-action:
Ben jij klaar om de stap van Excel naar professionalisering te zetten? Easydus biedt een compleet systeem voor eventregistratie: van inschrijvingen en betalingen tot automatische communicatie en check-in. Ontdek hoe Easydus jouw events kan professionaliseren 👉 Lees meer over Easydus Eventregistratie