Waarom veel eventregistratiesystemen tekortschieten – en waar je op moet letten bij de keuze

Inleiding

Het kiezen van een eventregistratiesysteem lijkt eenvoudig. Er zijn talloze tools beschikbaar, vaak met mooie landingspagina’s en aantrekkelijke prijzen. Toch horen we regelmatig van eventorganisatoren dat ze na verloop van tijd vastlopen. Wat in eerste instantie een snelle oplossing leek, blijkt bij groei of complexere events onvoldoende flexibel, te beperkt of zelfs frustrerend.

Veel registratiesystemen zijn gebouwd voor standaard situaties. Maar events zijn zelden standaard. Denk aan verschillende tickettypes, workshopsessies, facturatie-eisen, ledenkortingen, bedrijfsregistraties of hybride formats. Zodra je event nét wat complexer wordt, vallen de beperkingen op.

In deze blog bespreken we waarom veel eventregistratiesystemen tekortschieten – en waar je écht op moet letten bij het maken van je keuze.

---

1. Te weinig flexibiliteit in formulieren

Veel systemen bieden een basis inschrijfformulier met standaardvelden zoals naam, e-mail en telefoonnummer. Prima voor een simpel event. Maar wat als je:

• Meerdere ticketsoorten hebt?
• Dieetwensen wilt uitvragen?
• Sessievoorkeuren wilt laten kiezen?
• Ledenkortingen of partnerregistraties wilt toepassen?

Bij veel tools loop je dan tegen beperkingen aan. Je kunt geen conditionele logica toepassen, geen dynamische velden toevoegen of geen verschillende registratiestromen maken.

Waar moet je op letten?

• Kun je onbeperkt eigen velden toevoegen?
• Ondersteunt het systeem conditionele logica (als-dan-velden)?
• Kun je meerdere tickettypes en prijsstructuren instellen?

Een goed systeem groeit met je event mee in plaats van je tegen te houden.

---

2. Beperkte automatisering

Een tweede veelvoorkomend probleem is gebrek aan automatisering. Sommige systemen registreren inschrijvingen, maar laten communicatie en facturatie grotendeels aan jou over. Dat betekent alsnog handmatig werk.

Denk aan:

• Bevestigingsmails die niet gepersonaliseerd kunnen worden
• Geen automatische herinneringen
• Facturen die apart gegenereerd moeten worden
• Geen opvolging bij openstaande betalingen

Dit kost niet alleen tijd, maar vergroot ook de kans op fouten.

Waar moet je op letten?

• Kun je automatische e-mailflows instellen (bevestiging, reminders, follow-up)?
• Worden facturen automatisch gegenereerd en verstuurd?
• Is er realtime inzicht in betalingen?

Automatisering is geen luxe, maar een noodzaak als je professioneel wilt organiseren.

---

3. Slechte ondersteuning bij complexe facturatie

Vooral bij zakelijke events of verenigingen wordt facturatie vaak complexer dan gedacht. Denk aan:

• Factuurgegevens die afwijken van de deelnemer
• BTW-verlegging of verschillende BTW-tarieven
• Bedrijven die meerdere deelnemers tegelijk aanmelden
• Betaling op rekening in plaats van direct online

Veel standaardregistratiesystemen zijn hier niet op ingericht. Het gevolg? Je exporteert gegevens naar Excel om het alsnog handmatig op te lossen.

Waar moet je op letten?

• Ondersteunt het systeem facturatie op bedrijfsniveau?
• Kun je verschillende BTW-regels toepassen?
• Is er ondersteuning voor betaling op factuur?

Een professioneel event vraagt om professionele financiële afhandeling.

---

4. Geen grip op data en rapportages

Data is goud waard. Niet alleen tijdens het event, maar juist daarna. Toch bieden veel registratiesystemen slechts beperkte rapportagemogelijkheden.

Je wilt bijvoorbeeld weten:

• Welke marketingkanalen de meeste inschrijvingen opleveren
• Welke sessies het populairst zijn
• Wat je no-show percentage is
• Hoe je omzet is opgebouwd

Als je deze inzichten niet eenvoudig kunt opvragen, mis je waardevolle stuurinformatie voor toekomstige events.

Waar moet je op letten?

• Zijn rapportages realtime beschikbaar?
• Kun je data eenvoudig filteren en exporteren?
• Is er inzicht in aanwezigheid en no-shows?

Een goed systeem helpt je niet alleen registreren, maar ook verbeteren.

---

5. Gebrek aan schaalbaarheid

Wat vandaag werkt voor 50 deelnemers, werkt niet automatisch voor 500 of 5.000. Veel systemen zijn prima voor kleine bijeenkomsten, maar raken beperkt zodra je groeit.

Problemen ontstaan bij:

• Grote aantallen deelnemers
• Meerdere events per jaar
• Verschillende doelgroepen
• Integraties met andere systemen (CRM, boekhouding, marketingtools)

Een toekomstbestendige keuze betekent dat je systeem moet meegroeien met je ambities.

Waar moet je op letten?

• Kan het systeem meerdere events tegelijk beheren?
• Zijn er integratiemogelijkheden via API of koppelingen?
• Is het platform geschikt voor zowel kleine als grote events?

---

6. Gebrek aan gebruiksvriendelijkheid

Tot slot: een systeem kan technisch veel kunnen, maar als het ingewikkeld is in gebruik, kost het alsnog veel tijd.

Let daarom op:

• Is de interface intuïtief?
• Kun je zonder technische kennis formulieren aanpassen?
• Is support goed bereikbaar?

Gebruiksgemak is essentieel, zeker als meerdere collega’s met het systeem werken.

---

Conclusie

Veel eventregistratiesystemen lijken in eerste instantie aantrekkelijk, maar schieten tekort zodra je event groeit of complexer wordt. Beperkingen in flexibiliteit, automatisering, facturatie, rapportages en schaalbaarheid zorgen voor frustratie – en uiteindelijk voor extra werk.

De juiste keuze maak je niet op basis van prijs alleen, maar op basis van toekomstbestendigheid en functionaliteit. Kies een systeem dat meedenkt met jouw processen, in plaats van andersom.

Wil je een registratiesysteem dat flexibel, schaalbaar en volledig aanpasbaar is aan jouw event? Ontdek hoe Easydus je helpt met krachtige formulieren, slimme workflows en professionele facturatie – zonder beperkingen. 👉 Klik hier.