Heen en terug e-mails ontvangen en versturen, er zit meer tijd in dan wenselijk. Soms is het natuurlijk functioneel en overleg je met korte lijnen. Wij zien echter dat sommige e-mails en handelingen effiënter kunnen verlopen. De inhoud kan verschillen van het wijzigen van adresgegevens tot het (herhaaldelijk) aanvragen van een offerte. De essentie van e-mailen blijft echter hetzelfde; ‘‘iets bereiken’’ bijvoorbeeld een taak uitvoeren of informatie verzamelen. Hoe doen we dat zo efficient mogelijk? Is e-mail in veel gevallen eigenlijk wel de meest efficiënte manier?
Een e-mail bevat een doel én informatie om dat doel te realiseren. In veel gevallen is de informatie niet voldoende om het doel te realiseren en heb je meer informatie nodig. Je mailt een set aan vragen terug, om zo de informatie aan te vullen.
Je ontvangt een e-mail waarin men vraagt om ‘’het adres te wijzigen naar Vincent van Goghstraat 11’’. De e-mailontvanger zou volgende informatie kunnen missen:
- Gaat het om een privé adres, bedrijfsadres, bezorgadres of factuuradres?
- In welke stad ligt dit adres? Dit adres bestaat namelijk in 5 gemeenten.
- Wat is het lid of referentienummer? Deze is nodig om beter te kunnen zoeken binnen systemen, ter controle en ter beveiliging.
Mocht het doel en de informatie compleet zijn, dan kun je aan de slag. In sommige gevallen betekent dat, dat deze e-mail wordt doorgestuurd naar degene die de aanvraag of taak kan uitvoeren.
Het adres van de persoon in kwestie moet in twee systemen gewijzigd worden. De ontvanger heeft toegang tot één van deze twee systemen en stuurt de e-mail door naar iemand die dit kan verzorgen in het tweede systeem.
Hierna begint de taak. In veel gevallen heb je de informatie onderdelen uit de e-mails nodig op verschillende plekken. Je vult bijvoorbeeld bepaalde informatie in ter administratie en je hebt de rest van de informatie elders nodig.
De ontvanger heeft het adres gewijzigd in het systeem waar hij toegang tot heeft. Dit heeft hij gedaan door de informatie uit de e-mail over te nemen in het eerste systeem. De taak om het adres te wijzigen in het tweede systeem staat uit bij een collega, waardoor de ontvanger ‘klaar’ is.
De vraag is, is dit proces optimaal?
Qua veilige omgang met data (o.a. AVG):
nee, meestal niet. Persoonsgegevens e-mailen is eigenlijk een no-go.
Qua werkproces:
Het ligt eraan hoe vaak deze situatie voorkomt. Zo zijn sommige vragen via e-mail zijn zo specifiek, dat deze enkel door mensen kan worden opgelost. Echter zijn er veel e-mails, zoals het voorbeeld in het grijs, met vragen die vaker voorkomen. In het vervolg noemen wij e-mails met vragen: ‘aanvragen’. Wanneer een aanvraag vaker voorkomt, kunnen we daar iets aan doen. Lees hieronder wát je kunt doen:
Stap 1: De aanvraag voorkomen: Website
Als eerste willen we natuurlijk alle vragen voorkomen. Is het een vraag naar informatie? Wellicht kan deze informatie worden geplaatst op de website om zo te voorkomen dat deze vraag wordt gemaild.
Stap 2: De juiste informatie ontvangen: Specifieke vragen op een webformulier
De grootste veroorzaker van het over en weer e-mailen is het ontvangen van te weinig informatie. Eigenlijk willen we direct de complete set aan informatie ontvangen zodat je direct aan de slag kan. Binnen Easydus realiseren we dit via webformulieren waarin de juiste set aan vragen zijn gesteld. Voor een offerte aanvraag van zaalverhuur zijn vragen zoals ‘hoeveel bezoekers’ en ‘drank afkopen’ goede vragen om hierna direct een goede offerte op te stellen.
Stap 3: De aanvraag ontvangen op de juiste plaats: Webformulier ontvangen fysiek
De juiste set aan informatie is binnen. Maar komt deze aanvraag binnen bij de juiste persoon binnen jouw organisatie? Zorg dat het webformulier is gekoppeld aan de juiste personen. Probeer het daarnaast zo makkelijk mogelijk te maken om deze aanvraag te koppelen aan één verantwoordelijke.
Stap 4: De aanvraag ontvangen op de juiste plaats: Webformulier ontvangen digitaal
De informatie die de aanvrager heeft ingevuld in het webformulier ontvang je ‘ergens’. In de plaats van de menselijke ontvanger (stap 3) hebben we het hier over de digitale ontvanger. Ontvang je de set aan informatie in een platte e-mail? Vaak kopieer je deze informatie in jouw organisatie’s administratie. Je kunt de tijd van het kopiëren van deze informatie besparen door het webformulier te koppelen aan de juiste database. Bij Easydus zijn de webformulieren standaard gekoppeld de juiste database, waardoor je hier niet meer over na hoeft te denken.
Stap 5: Eigen omgeving: inloggen
Een eigen omgeving is de meest efficiënte vorm van communiceren; je laat het werk namelijk over aan de aanvrager. Wilt de aanvrager zijn adres wijzigen, dan logt hij in waarna hij dit zelf aanpast in de juiste database. Door een eigen inlogomgeving sla je een aantal bovenstaande stappen over. Daarnaast zorgt het voor een versterking van stap 1. Iemand heeft namelijk meer grip op zijn of haar informatie. Deze informatie kan men naar wens opzoeken, aanpassen en controleren, zo zullen zij uiteraard minder aanvragen doen. Een eigen omgeving hoeft niet duur te zijn. Een simpele eigen omgeving, in eigen huisstijl, op de eigen website, kan al vanaf €560,00 per jaar.
Vraag demo en gratis adviesgesprek aan
Contacteer Easydus
