Organiseer je online meeting gemakkelijk met Easydus

Persoonlijke uitnodigingen versturen

Met de Easydus online bijeenkomsten software kun je per bijeenkomst of activiteit customised uitnodigingen versturen. Hierbij kun je bijvoorbeeld alvast een ‘save the date’ mail uitsturen om je bezoekers op de hoogte te brengen. Daarbij kunnen alle e-mails vanuit je eigen domein naam of eigen e-mail adres verstuurd worden en kun je deze geheel versturen in je eigen huisstijl. In deze e-mail is er ook de mogelijkheid om een persoonlijke link plaatsen naar het webformulier waarop deelnemers zich kunnen aanmelden. Verder is ook elke andere vervolgcommunicatie mogelijk.

Aanmelden voor de online bijeenkomst

Het aanmeldformulier kun je geheel zelf ontwerpen met een uitgebreid scala aan vraagtypes en elementen. Het formulier is gekoppeld aan een online database waar alle gegevens veilig worden vastgelegd en waarmee je direct allerlei vervolgacties kunt (laten) uitvoeren. Je kunt de deelnemers de workshops of onderwerkepn laten selecteren waar ze aan deel willen nemen, waarbij de mogelijkheid bestaat om maximum aantal deelnemers per bijvoorbeeld workshop in te stellen en ze een melding te zien krijgen wanneer de workshop vol is. Ook kun je heel snel overzichten genereren, bijvoorbeeld het aantal aanmeldingen, afmeldingen, wel/niet betaald, workshop A/B/C etc. De webformulieren kunnen tegelijkertijd openbaar zijn als voor-ingevuld worden verzonden met de gegevens die je al hebt van (verschillende type) genodigden. De mogelijkheid bestaat ook om op een later moment gegevens aan te (laten) vullen.

Bevestiging per e-mail of SMS

Na het invullen van het aanmeldformulier kun je een automatische bevestiging laten versturen per e-mail en/of SMS. In deze bevestiging kan een persoonlijke link van jouw online meeting, bijeenkomst of webinar worden verstuurd. Ook kun aan de e-mail allerlei documenten meesturen als bijlage, zoals bijvoorbeeld een de eventuele factuur meesturen, maar ook allerlei andere documenten zoals bijvoorbeeld het programma of lesmateriaal.

Video conferencing software

Deelnemers kunnen via de persoonlijke link in de aanmeldbevestiging deelnemen aan jouw online bijeenkomst, wat Easydus met behulp van de gratis video conferencing software van Jitsi standaard aanbiedt. De voordelen van Jitsi zijn dat ze privacy technisch een goede tool zijn, en dat er niets gedownload en geinstalleerd hoeft te worden. Je kunt natuurlijk ook gebruik maken van een eigen video conferencing tool zoals bijvoorbeeld Microsoft Teams, Google Meet (Hang Out) of Zoom.

Betaling door deelnemer

Easydus biedt de mogelijkheid om naast gratis bijeenkomsten, ook betaalde events en webinars te organiseren. In dat geval kan de bezoeker direct bij aanmelden de betaling voltooien middels iDeal, Paypal, Creditcard, Sofort en Mister Cash, en daarmee ook automatisch de bevestiging ontvangen. De betaling wordt automatisch verwerkt in de database. Hierdoor heb je een real-time overzicht van de status van de aanmeldingen/facturen, en heb je de mogelijkheid om betalingsherinneringen naar deelnemers die nog niet betaald hebben.

Overzichten creëren

Om de status van je online bijeekmost goed in beeld te krijgen, kun je gemakkelijk overzichten creëren van bijvoorbeeld het aantal aanmeldingen, deelnemers die zich nog niet aangemeld hebben waarnaar je een reminder kunt sturen, deelnemers die wel of niet betaald hebben, of snel overzicht krijgen wie zich heeft aangemeld voor workshop A/B/C. Deze overzichten kunnen ook weer gedeelt worden, waardoor er een deelnemerslijst gecreeerd kan worden om te delen met mededeelnemers of de spreker/docent.

Stuur evaluatieformulieren

Na het event of de bijeenkomst wil je graag feedback van de deelnemers. Met deze input kun je het event in de toekomst verbeteren. Met Easydus stel je handig zelf het evaluatieformulier samen. De resultaten kun je real-time inzien per deelnemer. Uiteraard heeft de deelnemer ook de mogelijkheid om anoniem feedback te geven.