Easydus is een samenwerking aangegaan met Networkapp om ervoor te zorgen dat je, niet alleen offline maar ook online, van jouw evenement een succes maakt. Van abstract handling naar deelnemersregistratie tot live polls en vragen op de app tijdens het congres, Networkapp en Easydus kunnen hierbij helpen.
Gebruik deze tijd om een flexibel en toekomstbestendig organisatorisch proces op te zetten.
In de huidige tijd hebben de corona maatregelen de overhand. De maatregelen veranderen vaak snel en zijn niet voorspelbaar. De 1,5 meter maatschappij zorgt voor een beperking van grote groepen en dus van de omzet.
Mocht de datum of het coronareglement van jouw evenement plotseling veranderen, dan verandert de communicatie van het event ook. De verandering moet je doorvoeren in programmaboekjes, tickets, facturen en e-mails, al dan niet onder hoge tijdsdruk.
Om te voorkomen dat je hierdoor veel onkosten maakt voor jouw conferentie kun je twee dingen doen: afwachten tot alles weer normaal is of aanpassen aan de huidige tijd. Beide keuzes voelen als tijd- en geldverspilling. Maar wat als je nu de tijd kunt nemen jouw congres de flexibiliteit te geven die het in de huidige tijd nodig heeft en het tegelijkertijd optimaliseert voor de toekomst?
Wellicht dat je nu Excel gebruikt, een systeem dat niet aan jouw wensen voldoet en waarbij je nog steeds veel handmatig doet of een systeem die niet flexibel is en de omzetting van congres heel moeilijk maakt. Met Easydus en Networkapp los je al deze 3 problemen in één keer op: je kunt het complete end-to-end proces automatiseren, je kunt het makkelijker omzetten naar een ander congres en je kunt ook nog eens de inrichting van Easydus aanpassen aan jouw eigen specifieke wensen van het congres.
Easydus verzorgt het proces achter de abstract handling en de volledige registratie en Networkapp zorgt ervoor dat er een community kan ontstaan door zowel vooraf, als tijdens, als achteraf de app beschikbaar te stellen. Jij beslist hoe het event eruit komt te zien, wij zorgen voor de rest. Zie in het onderstaande stappenplan hoe we dit voor je kunnen doen.
Stap 1:
Abstract handling
De Easydus software automatiseert het hele end-to-end proces van abstract handling. Easydus is een flexibele tool waarin je het beoordelingsproces naar wens kan inrichten. Je maakt het indieners van abstracts en reviewers gemakkelijk door webformulieren te gebruiken. Deze kunnen zij ten alle tijde wijzigen of aanvullen zonder tussenkomst van de organisator. Voorbeelden van onderdelen die je in Easydus kunt automatiseren zijn; indienen van abstract, reviewen van abstracts en sessie programma. Klik hier voor meer informatie.
Stap 2:
We are open: Start de eventregistratie
Automatiseer de organisatie van het congres door bezoekersregistratie, communicatie naar bezoekers, facturering en ticketing. Dit doen we door eerst met jou te bespreken welke soort bezoekers er naar jouw evenement komen. Voorbeelden van bezoekerssoorten zijn sprekers, presentatoren, tutors, voorzitter, etc. Vervolgens zetten we de processen en de communicatie klaar per doelgroep. Een voorbeeld hiervan is het vragen van dieet/parkeer wensen op een webformulier. Wanneer alles klaar staat kun je deelnemers uitnodigen en zo de bezoekersregistratie in gang te zetten.
Stap 3:
Importeer alle abstracts en sessies in 'one go' in de app
Als alle abstracts en het programma definitief zijn goedgekeurd dan wordt deze informatie vanuit Easydus ingelezen in Networkapp. Alle content informatie staat nu netjes en overzichtelijk in de app: Het programma, abstracts, posters en relevante sprekers van lezingen. Maar je programma hoeft niet in beton gegoten te zijn. Je hebt altijd nog de flexibiliteit om wijzigingen door te voeren. Een papieren programmaboekje heb je niet meer nodig.
Stap 4:
Breng de groep bij elkaar; Start networking
Het is nu tijd om je gasten, ruim voor het event, te vragen om de app te downloaden en te activeren. Networkapp importeert de registratie lijst met alle profiel en sessie kenmerken eenvoudig vanuit Easydus. Hierdoor ervaart iedere gast zijn eigen persoonlijke programma, waarna het netwerken kan beginnen. Je gasten kunnen oproepen posten en elkaar uitnodigen voor een chat of een (groeps)afspraak voor en tijdens het event. In de tussentijd kun jij als eventmanager jouw gasten blijven informeren over het programma en andere bijzonderheden middels pushberichten en polls. Hierdoor kun je je bezoekers managen en creëer je een groepsgevoel wat een toevoeging is voor jouw congres.
Stap 5:
Een warm welkom op het event.
Vlak voor het event ontvangen jouw gasten per e-mail een herinnering en een QR code in Networkapp zodat zij bij de ingang van het congres vlot worden geholpen door de host. Al je deelnemers zien hun eerstvolgende persoonlijke programma onderdeel en de gemaakte afspraken duidelijk in de event app. En dan kan het event beginnen; netwerken, deelnemen aan live sessies, fysiek op de event locatie of vanuit huis achter de laptop via jouw webinar technologie en via de virtuele posterpresentaties van Networkapp. Easydus en Networkapp zorgen ervoor dat al je gasten zich verbonden voelen als een groep ook al zijn ze fysiek niet bij elkaar. Iedereen kan deelnemen aan polls en de live voting sessie. Jij behoudt altijd de regie.
Stap 6:
Stay in touch
En dan is je event afgelopen. Bij Easydus en Networkapp betekent dat niet het einde. Zo kun je je deelnemers vragen naar hun ervaringen door middel van targeted evaluatie formulieren en deze resultaten meenemen in de organisatie van je volgende event. Of organiseer praattafels in virtuele huiskamers, waar deelnemers nog kunnen napraten en ervaringen met elkaar kunnen delen. Je gasten hebben tot een maand na afloop nog toegang tot het event in de app en alle opgedane contacten blijven beschikbaar. Wil je je gasten het hele jaar door met elkaar verbinden, kijk dan eens naar Network's Community app.
Hoe onze partner Networkapp een community voor jou kan creëren
Het doel van Networkapp, de all-in-one event en community app, is om kennis op een gerichte manier te verbinden in plaats van door willekeurig toeval. Networkapp combineert online communicatie met face-to-face ontmoetingen. Het hele jaar door of tijdelijk voor, tijdens en na een evenement. Networkapp vormt een uniek internationaal platform in de event en community business. Binnen het Saas-model zijn we wereldwijd actief voor prachtige klanten in diverse branches. Onze klanten kunnen op elk gewenst moment zonder onze tussenkomst hun Networkapp bouwen voor hun event. Maar we zijn altijd dichtbij om te helpen en te adviseren. Wij helpen onze klanten om:
Vraag demo en gratis adviesgesprek aan
Contacteer Easydus
